Ijs samples buiten de EU versturen: welke documenten heb je nodig?

Hieronder staat per bestemming wat er nodig is, wie het regelt en wat er in 2026 en 2027 verandert.

Welke documenten gaan altijd mee?

Daarnaast verschilt het per land. De drie bestemmingen waar ijsmakers het vaakst naar vragen, staan hieronder.

Is een gratis sample anders dan een gewone zending?

Voor de douane niet. "Zonder handelswaarde" op een factuur betekent niet dat het ijs niets waard is. De douane kijkt naar wat het product kost of zou kosten om te vervangen, dus die waarde hoort op de factuur.

Voor de VS is dit extra belangrijk. Sinds 29 augustus 2025 geldt de Amerikaanse vrijstelling voor zendingen onder de 800 dollar niet meer, en sinds 24 juni 2026 staat dat ook vast in de Amerikaanse douaneregels voor koeriers en luchtvracht. Elke zending krijgt een eigen douane-aangifte, ook een enkel bakje ijs voor een koper (Federal Register, 24 juni 2026).

Wat heb je nodig om ijs naar het VK te sturen?

Minder dan veel ijsmakers denken. Ijs van gepasteuriseerde zuivel uit de EU valt voor het VK onder "laag risico". Daarvoor is geen gezondheidscertificaat nodig (GOV.UK, risicocategorieën, bijgewerkt 26 maart 2025).

Wat wel moet:

• De Britse importeur meldt de zending minstens één werkdag vooraf aan in het Britse systeem IPAFFS.
• Een handelsdocument reist mee met de zending, zoals de factuur (GOV.UK, import van food uit de EU, bijgewerkt 22 april 2025).

Alleen ijs van rauwe melk valt onder "middelhoog risico" en heeft wel een gezondheidscertificaat van de NVWA nodig.

Wat verandert er? Het VK en de EU bereikten in november 2026 een ontwerpakkoord over voedselveiligheid. Daarmee vervallen ook de routinecontroles en meldingen voor onder meer zuivel. Wanneer het ingaat, is nog niet zeker: de Britse overheid mikte op medio 2027, vakmedia verwachten begin 2028. Tot het akkoord in werking is, blijven de huidige regels gelden (GOV.UK, bijgewerkt 28 mei 2026; Food Manufacture, 4 november 2026).

Meer over samples naar het VK lees je in Diepvries samples verzenden naar het VK.

Wat heb je nodig om ijs naar de VS te sturen?

Voor de VS spelen vier dingen:

1. FDA-registratie van de fabriek. Elke fabriek die voedsel naar de VS stuurt, moet bij de FDA geregistreerd zijn. Die registratie moet elke twee jaar worden verlengd. In 2026 loopt die periode van 1 oktober tot en met 31 december. Wie niet verlengt, heeft vanaf 1 januari een verlopen registratie. Ijs uit zo'n fabriek blijft aan de grens staan tot de registratie in orde is (FDA, 29 september 2026; 21 CFR 1.241).
2. Prior Notice per zending. De FDA wil vooraf weten welk voedsel binnenkomt. Dat geldt ook voor handelssamples en samples voor marktonderzoek (FDA, guidance Prior Notice).
3. Een douane-aangifte, omdat de vrijstelling onder de 800 dollar is vervallen (zie hierboven).
4. Het ijsquotum. Ijs (HS 2105) valt in de VS onder een tariefquotum. Een paar landen, waaronder België en Nederland, hebben een eigen hoeveelheid tegen het lage tarief van 20%. Daarboven betaal je fors meer invoerrechten (CBP, quota bulletin 2026; USITC HTS).

De registratie is een zaak van de fabriek zelf. De rest hoort bij de zending, en die papieren zetten wij voor je klaar voordat het ijs vertrekt. In Diepvries samples naar Amerika verzenden op droogijs staan de zeven fouten die we op deze route het vaakst zien.

Wat heb je nodig voor Saudi-Arabië en de VAE?

Voor zuivel naar landen buiten de EU geeft de NVWA per land een exportcertificaat af via e-CertNL. Of jouw ijs er een nodig heeft, hangt af van het land en de samenstelling. Saudi-Arabië (SFDA) vraagt bovendien een halalcertificaat voor ijs met ingrediënten van dierlijke oorsprong, zoals gelatine. Dat certificaat moet komen van een instelling die het Saudi Halal Center erkent (SFDA, voorwaarden voor inklaring van voedsel, 2026).

Voor deze landen plannen we het certificaat als eerste, want dat kost tijd. Zo ligt het klaar als het ijs vertrekt.

Welke papieren horen bij het droogijs?

Droogijs geldt in het luchtvervoer als gevaarlijke stof. Op de doos staan UN1845, "Dry ice" of "Carbon dioxide, solid", het etiket voor klasse 9 en het netto gewicht van het droogijs in kilo's. Per vliegtuig gelden de IATA-regels (Packing Instruction 954), met een maximum van 200 kilo droogijs per pakket. De vervoerder moet droogijs ook mogen vervoeren: niet elke dienst of elk contract accepteert het (UPS, 2025).

Hoeveel droogijs een ijs sample nodig heeft, lees je in Hoeveel droogijs heb je nodig om ijs samples bevroren te laten aankomen?.

Veelgestelde vragen

Heeft een gratis ijs sample een factuur nodig?
Ja. De douane kijkt naar wat het ijs waard is, ook als je er niets voor rekent. Zet de kostprijs of vervangingswaarde op de factuur.

Wat is de HS-code van ijs?
Ijs valt onder hoofdstuk 2105: consumptie-ijs, ook als het cacao bevat. De volledige code hangt af van het land van bestemming en de samenstelling.

Heeft ijs voor het VK een gezondheidscertificaat nodig?
Niet als het van gepasteuriseerde zuivel uit de EU is: dat is "laag risico". Wel meldt de Britse importeur de zending minstens één werkdag vooraf aan in IPAFFS. Alleen ijs van rauwe melk heeft een certificaat nodig.

Wat verandert er met het nieuwe akkoord tussen het VK en de EU?
De routinecontroles en meldingen voor onder meer zuivel vervallen. Wanneer is nog niet zeker: medio 2027 of begin 2028. Tot dan blijven de huidige regels gelden.